Einladungen und Anmeldebestätigungen zu Klassentreffen und Schulfesten mit Serienmail-Software vereinfachen
Um den Aufwand beim Versand von Einladungen zu Klassentreffen oder Schulfesten zu minimieren bietet sich das Nutzen von E-Mails an. Um aber eine hohe Resonanz zu ermöglichen, sollten die digitalen Einladungen möglichst persönlich formuliert werden.
Die Organisation von Klassentreffen gestaltet sich in den meisten Fällen sehr umfangreich und zeitaufwändig. Es beginnt mit dem “Ausfindigmachen” alter Mitschülerinnen, Mitschüler und Lehrer. In der heutigen Zeit sind viele der ehemaligen Mitstreiter in der Lage E-Mails zu empfangen und zu versenden. Dadurch ist es meist möglich, einen Großteil der Klassenkameraden direkt oder über andere aus der ehemaligen Klasse ausfindig zu machen. Bei regelmäßigen Treffen existieren häufig auch Kontaktlisten, optimalerweise bereits in digitaler Form z.B. als Excel Dokument.
Nun kommt die Möglichkeit der Verwendung einer Serienmail Software ins Spiel. Lassen Sie uns kurz anhand von zwei Beispielen den idealen Einsatz von Sendblaster verdeutlichen.
1. Versand einer E-Mail mit einer möglichst persönlichen Einladung
Für unser Beispiel benötigen Sie zwei E-Mail Adressen. Die eine als Absender Ihrer Einladung und die andere für die automatisierte Teilnahmebestätigung. Sie importieren Ihre bereits vorhandenen Daten (z.B. Excel) als Verteilerliste in Sendblaster. Dabei bestimmen Sie vorab welche Datenbankfelder Sie gern verwenden möchten. (Name, Vorname, Anschrift, E-Mail, Schulklasse, Absolventenjahr, usw.) Danach erstellen Sie die Einladung auch mit grafischer Untermalung durch s.g. Templates in Sendblaster. Anschließend ersetzen Sie individuelle Teile in der Einladung wie der Name und evtl. die Schulklasse durch die Verwendung von Variablendefinitionen (z.B. Hallo #Vorname# #Nachname#, wir möchten dich als Absolventen im Jahr #Absolventenjahr# herzlich zum Klassentreffen am XX.XX.XXXX einladen.)
Durch die Personalisierung steigt auch die Resonanz deutlich, da eine Einladung mit persönlichem Bezug wesentlich stärker wahrgenommen wird als eine allgemeine Masseneinladung. Außerdem fühlt sich der Eingeladene stärker verpflichtet mit einer Zusage oder Absage darauf zu reagieren.
2. Teilnahmebestätigung einfordern
In der Einladungsmail besteht die Möglichkeit, eine Teilnahmebestätigung entweder per E-Mail oder über ein Webformular, welches im Endeffekt auch den Versand einer E-Mail anstößt.
Dazu verwenden Sie die zweite E-Mail Adresse, mit der eine zweite Verteilerliste in Sendblaster angelegt wird. Diese bezieht sich nur auf die einmalige Veranstaltung und kann danach wieder gelöscht werden.
Integrieren Sie am Ende Ihrer Einladung zwei Links, den einen für eine Anmeldung/ Zusage und den anderen für eine Absage am geplanten Treffen. Wie bereits angesprochen können Sie den Link als “mailto:neueadresse@abc.de?subject=Anmeldung” oder über ein Webformular, als normalen Verweis “http://abc.de/anmeldeformular_klassentreffen2009.html” einbinden.
Somit haben Sie die Möglichkeit, automatisiert die Zusage oder Absage der jeweiligen Empfänger der Einladung einzuholen und sind nicht darauf angewiesen, jeden Teilnehmer telefonisch zu verständigen bzw. aufwendig nachzuhaken, ob ein Interesse besteht oder nicht.
Tip: Möchten Sie Sendblaster ohne die Zahlung per Kreditkarte beziehen, besteht die Möglichkeit das Programm über unseren deutschen Vertriebspartner hier zu beziehen.
